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上海威才企業管理咨詢有限公司
你是否常常做足了99分,卻因為1分的失誤而被眾人指責?
你是否常常忙的灰頭土臉、腳不沾地,卻感覺自己做的事情在大家眼中價值不大?
你是否想了解作為一名行政管理Leader如何快速成長?
想成為上司的得力助手,卻不知如何才能做得優秀?
輔助上司的工作,很多時候不知道如何去行使“權力”?
遇到跨部門的溝通、協調問題,總是困難重重?
整天忙得暈頭轉向,卻只有苦勞沒有功勞,如何讓行政管理工作更有效率?
為此,我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程,通過幾天的分模塊訓練,全方位提升行政管理人員的職業化認知水平和實操能力。為明確的目標而努力,不再做渾渾噩噩的打雜小伙計。
● 落到實處,將繁雜的行政管理工作化繁為簡,掌握更容易落地的方法;
● 學習金字塔原理,提升結構化常用公文寫作技巧;
● 學會策劃和組織大型會議與活動,辦公設施與日常用品的管理;
● 掌握企業文化建設的流程和方法;
● 創新舉措,將容易有紕漏的工作萃取創新的可行性合理提議;
● 賦能自身,心智成長,意識提升自驅力;
● 學習時間管理、情緒與壓力管理,基于不同性格類型的溝通技巧;
● 前沿理念和趨勢落實到認知和工具運用上:
● 行政的數字化、信息化管理建立得制度化、標準化和規范化。
第一講:行政崗位的使命:決定你的高度與格局
一、行政崗位性質與服務意識
1. 有沒有服務意識—服務就是為別人工作!
案例分析:“我就是干服務的”,從開車看是什么段位的“司機”
2. 有沒有正確的服務意識—自知之明、善解人意、無微不至、不厭其煩
二、行政崗位主要職責與工作任務
1. 基層、中層、高層行政管理工作重點不同
案例分享:行政秘書分九段
2. 按金字塔結構畫出邏輯,按重要和共性程度優選
三、行政人員的任職資格條件
四、行政管理工作的考核特點
第二講:行政數字化和信息化管理
一、Digital Management(數字化管理)VS信息化管理
1. 建立原則:服務對象是誰?
2. 系統運作心態:老板心態
3. 系統工作目標:及時準確
二、行政的數字化、信息化管理建立的基礎
1. 制度化、標準化和規范化,摒除人力因素
2. 透明化、公開化,全程可追溯的流程固化
三、數字化管理做得差,容易造成的現象
四、統計系統流程
第一步:數字采集
1)標準化管理和全流程管控
a確定公司的方向和策略
b確定記錄文檔的規范
c確定部門內上下級和部門的工作聯系
d確定部門內部的規范和流程(保證)
2)人員架構安排
3)數據流程
4)采集明細
第二步:數據處理、匯總、分析
案例分析:常遇廁紙沒有了,行政如何通過數字化管控?
第三步:調取數據制作報表
五、數字化管理工作流程及職能
案例分享:企業和政務數字化的標桿
第三講:行政管理落到實處
一、行政管理制度的建立與推行
1. 如何做到“有法可依”?如何查找制度漏洞?
2. 如何做到“有法必依”?如何建立意識?如何引導共同參與共創?
3. 如何做到“執法必嚴”?除了罰款,還有什么方式更有效?
4. 如何做到“違法必糾”?糾的尺度和正負激勵的先后
二、環境管理(備選)
1. 辦公環境要素:綠化、空氣、光線、安全、設備、聲音、色調
2. 辦公室布置原則:規范與美觀的平衡
3. 5S管理
三、辦公文檔、辦公設施與日常用品的管理(備選)
1. 不同文檔的具體管理方法:信件、文書、電子文檔、名片等
2. 辦公設備和公共設施的日常管理
3. 文具等辦公用品的采購和預算
4. 固定資產管理
四、行政崗位創新管理
小組討論:難有亮點卻容易有紕漏的工作,如:車輛、食堂、保安…萃取創新的可行性合理提議。
五、公共關系管理(備選)
1. 如何與媒體共舞:自媒體、網絡媒體下的新變化
2. 如何與政府溝通:八項規定和六項禁令后
3. 面對突發公關事件的軟處理與硬處理
第四講:行政人員的時間管理
測試:自己效率高低
一、行政管理中,對效益而言,效能、效率和勤懇哪個更重要?
1. 關注效能,要事第一
案例:沙、石、水的實驗深挖:你心中的巨石為何是我的沙?
2. 關注效率,一次做對
討論:影響效率的內外因
3. 關注勤懇,目標牽引
二、改善五法
方法一:計劃與效率提升
實驗:三組徒步的啟示
1)計劃的內容:5W2H故事詮釋
案例:10分鐘提高效率50%!——25000美金的投資
方法二:工作流程與效率提升
1)行政的流程優化是個持續不斷的工作過程
討論:收集對現有流程的不足之處,思考優化的方向和目標,如何固化、深入人心,執行到位
方法三:明確分工與效率提升
案例:流水線分工協作的優勢、西游記裁員
方法四:有效激勵/記錄與效率提升
1)動機是激勵的前提
2)無論在哪辦公:激勵結果,關注過程
3)反對記錄時間使用狀況的原因
案例:我的實踐-做記錄和計劃,今天的記錄分析
方法五:創新方法與效率提升
1)工具創新
2)杠桿創新
3)細節創新
4)疊加并行
5)打破固有思維定式
三、時間管理的具體實施
1. 設定事項清單(設定目標)
討論:做好分配,提高效率&創造想要的生活,哪個是前提?
2. 排定優先順序(來源于長期目標?。?
3. 時間安排(再次設定完成期限)
4. 具體實施(提高效率)
5. 效果檢視(每晚回顧)
四、四象限實用小貼士:轉發信息三篩子“真善重”
試驗:人一生能創造價值的時間有多久?
練習:《下周的行政工作安排》
第五講:行政工作中的溝通技巧
一、自我溝通測試及差距要項
1. 時代發展看心智紅利
模型解讀:成就績效影響因素
二、溝通的定義和完整的過程
1. 結構化反饋
2. 深度傾聽的力量:體語形式+語言形式
模型解讀:社會我、自然我與有無意識溝通的差異
三、溝通過程中的障礙
1. 個人因素:心智層面(心理投射測試)
模型解讀:高中低心智行為表現
2. 環境因素:情境主義(兩次績效面談不同效果)
三、溝通三要素
1. 聽:深度傾聽=閉嘴+復述+求證
2. 說:三明治式贊美
案例:對不同的績效提升點進行贊美
3. 問:封閉型與開放型問題對比(圖表)
四、人際溝通
模型解讀:鄧寧曲線解讀每個階段的溝通直到高心智溝通(持續平衡高原)
DISC圖表:人際風格四大分類
1. DISC溝通風格及其優勢和局限
診斷測試:《我是哪種溝通風格?》
2. 分析及總結四種風格溝通策略
小組討論:《如何與不同風格的人溝通》
3. 心智高低與情商高低表現模型
五、行政人員組織內的溝通
1. 正式溝通:上傳、下達、平級溝通間容易出現的沖突
2. 非正式溝通的力量
3. 怎樣與領導進行溝通
1)請示匯報的程序和要點
2)與各種性格的領導打交道的技巧
4. 行政人員跨部門協作
1)溝通氛圍
2)換位思考
3)共同目標
4)責任體系
結語:行政的問題解決有科學和藝術兩面性:一方面要會科學理性的分析、思考、掌握工具解決;一方面要懂藝術感性的為人處事之道。
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